Privacy
Inleiding
Per 25 mei 2018 is een nieuwe Europese regelgeving in werking getreden voor privacyzaken: “Algemene Verordening Gegevensbescherming”. Uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens met zorg behandeld dienen te worden en geheim dienen te blijven.
Ook het Genootschap A.W.K. Voet van Oudheusden moet hieraan voldoen.
Dit privacyreglement geeft aan hoe we hier invulling aan geven, welke gegevens we bewaren, hoe we deze gebruiken en wie daar mee mogen omgaan.
Beleid
- De vereniging heeft voor haar functioneren een aantal persoonsgegevens nodig. Er worden niet meer gegevens bewaard dan nodig is voor het functioneren als vereniging.
- Gegevens worden niet gedeeld met derden.
- Leden kunnen zich tot de ledenadministrateur richten om inzicht te krijgen in wat over hun persoon is opgeslagen. ledenadministratie@voetvanoudheusden.nl
- De bestanden zijn op een (privé)server opgeslagen (in back-up mode) en zijn beveiligd met een wachtwoord.
- Dit beleid zal ter kennis gebracht worden van alle leden. De tekst zal op de website van de vereniging worden geplaatst. Nieuwe leden zullen in de welkomstbrief hierop gewezen worden.
Wat wordt opgeslagen
De vereniging gebruikt drie Excelbestanden voor het beheer van de lidgegevens.
Het ledenbestand. Hierin is opgenomen:
Een uniek lidnummer, naam, voorletters, aanspreektitel, adres, postcode, woonplaats, mailadres, telefoonnummer en datum van aanmelding. Daarnaast wordt hierin de betaling van de contributie/donaties van het voorgaand jaar, het lopend jaar en het komend jaar bijgehouden.
Het historisch ledenbestand.
Hierin wordt bijgehouden wanneer een lid zich aangemeld heeft, wanneer een lid uitgeschreven wordt en waarom (opzegging, overlijden). Het bevat het unieke lidnummer en de naam. Verder geen adres- of mailgegevens. Dit bestand gaat terug tot 1 januari 1999.
Het bestand voor het email-verzendprogramma
Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een web-based programma (Laposta) om via e-mail nieuwsbrieven te verzenden. In dit bestand zijn opgeslagen: de naam, het lidnummer en het emailadres. In dit programma kunnen ook niet-leden die de digitale nieuwsbrief willen ontvangen, zich aanmelden via de website van de vereniging. Van belangstellenden wordt uitsluitend het e-mailadres opgeslagen. Leden en belangstellenden kunnen alleen hun eigen e-mailadres wijzigen en zichzelf uitschrijven zodat zij geen nieuwsbrieven meer ontvangen. De mogelijkheid daartoe wordt onder aan elke nieuwsbrief geboden.
Gebruik
De vereniging gebruikt het actuele ledenbestand om de contributiebetaling bij te houden en de verspreiding van Voetnoten, nieuwsbrieven en contributienota’s en dergelijke mogelijk te maken. Het historisch bestand is het archief van de vereniging en wordt voor statistische doeleinden gebruikt. Het mailprogramma Laposta wordt gebruikt voor nieuwsbrieven en andere communicatie met de leden en belangstellenden.
Toegang gegevens
De actuele leden- en historische bestanden zijn in beheer bij de ledenadministrateur. De bestuursleden hebben toegang tot deze bestanden. Tot het Laposta programma hebben de bestuursleden, de webbeheerder en de ledenadministrateur toegang.
Website
De website is in beheer bij een door het bestuur aangestelde vrijwilliger, ook lid van Voet.
De website is voorzien van een SSL-certificaat (naam wordt voorafgegaan door https:// in plaats van http://). Er staan geen gegevens van leden op de website.
Het e-mailprogramma LaPosta conformeert zich aan de Europese eisen en is eveneens in beheer bij deze vrijwilliger. In dit e-mailprogramma bewaren wij e-mailadres (uiteraard) en lidmaatschapsnummer. Het e-mailadres kunt u wijzigen met een link die onderaan elke digitale nieuwsbrief beschikbaar is.
Bij alle digitale nieuwsbrieven is een afmeldmogelijkheid (“opt-out”) aangegeven.
Op de website van het Genootschap, kunnen foto’s staan, gemaakt door leden die hebben deelgenomen aan activiteiten van het Genootschap A.W.K. Voet van Oudheusden. Voor zover mogelijk zal vooraf toestemming voor publicatie gevraagd worden. Indien men achteraf bezwaar maakt kan men dit melden bij de ledenadministrateur.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 mei 2018